Aprenda como organizar e gerenciar sua caixa de E-mail

10 dicas para você aprender como organizar sua caixa de e-mail, pequenos passos que pode facilitar seu desempenho em seu trabalho.
Rezende Junior
Aprenda como organizar e gerenciar sua caixa de E-mail

O e-mail é uma ferramenta muito utilizada por qualquer pessoa nos dias de hoje, além de ser eficaz na comunicação pessoal é extremamente importante para uso empresarial.

Com essa utilização, deixar a caixa de entrada eficiente e organizada, recebendo centenas de e-mails por dia parece uma tarefa impossível. Mas, gerenciar de forma organizada dentro das plataformas é possível sim.

Veja como gerenciar suas mensagens como um profissional e aprenda como organizar caixa de email, mantendo ela sempre limpa e organizada.

Como funciona o e-mail?

O E-mail significa Electronic Mail, (correio eletrônico), é uma das principais formas de comunicação corporativas que permite a troca de mensagem, links e os mais diversificados arquivos e documentos. Com o funcionamento intermediário, o e-mail transfere mensagens de um usuário para outro.

Spam

Ao contrário de um e-mail normal, o spam é uma mensagem não solicitada, enviada em quantidades enormes. A maioria do spam são mensagens publicitárias. Geralmente os spams têm um carácter apelativo, e são mensagens inconvenientes.

Os spams são os maiores vilões para o acumulo de mensagens desnecessárias. Por isso, para nada ficar perdido e não ter problema com suas tarefas, é importante saber como organizar a caixa de entrada do seu e-mail.

Como organizar caixa de e-mail

Com o gerenciamento certo do seu e-mail, seu trabalho pode se tornar mais fácil. Poderá acompanhar eventos importantes e manter-se atualizado com as últimas notícias. Além disso, sua caixa de entrada nunca conterá mais do que um dia de e-mails.

Vamos às dicas:

1. Organize sua caixa de entrada com frequência

Alertas de e-mails recebidos podem ser irritantes, é por isso que muitas pessoas os desativam e ignoram novos e-mails. Você pode até fazer isso, mas não ignore esses e-mails não lidos por muito tempo porque eles podem se acumular e se tornar uma avalanche de mensagens.

Para se organizar agende bloqueios de tempo durante o dia para ler e responder e-mails. Os bloqueios não precisam ser longos, geralmente de 10 ou 15 minutos são suficientes.

2. Use pastas

Você pode criar pastas de espera e dedicar a e-mails específicos. Por exemplo: e-mails relacionados ao trabalho, notificações de mídia social ou e-mails de amigos e familiares, fazendo isso você economiza muito tempo e deixa totalmente acessível as mensagens mais importantes.

Depois de criar as pastas você pode organizar manualmente ou usar um organizador de e-mail em massa para remover e-mails. De forma rápida você consegue remover determinados remetentes e arquivar mensagens antigas.

O Gmail é diferente. Ele usa marcadores para categorizar as mensagens de e-mail. Os marcadores são semelhantes às pastas em que você encontrará cada nome de marcador no painel de navegação de pastas do Gmail.

Para criar marcadores no Gmail é bem simples:
  • Acesse o Gmail pelo computador
  • Do lado esquerdo, role para baixo e clique em "Mais"
  • Clique em "Criar novo marcador"
  • Nomeie o marcador
  • Clique em "Criar"

3. Crie várias contas de e-mail

Atualmente, existem muitos serviços de e-mail gratuitos excelentes para escolher: Gmail, Yahoo, Outlook. Portanto, não há motivo para usar uma única conta de e-mail para e-mails pessoais e de trabalho. Ter algumas contas facilita a organização das mensagens de e-mail.


Você também pode considerar o uso de contas de e-mail descartáveis. Um e-mail descartável é uma medida extra de segurança ao se inscrever em serviços que você não poderá usar no futuro ou ao preencher formulários de inscrição on-line para acessar conteúdo adicional.

4. Arquive e-mails para manter sua caixa de entrada limpa

O que significa arquivar uma mensagem de e-mail? O arquivamento ajuda a manter sua caixa de entrada limpa, ocultando e-mails sem importância que você não está pronto para excluir.

No entanto, você não poderá ler a mensagem. Ao arquivar a mensagem, você a faz desaparecer da sua caixa de entrada para reduzir a confusão e pode voltar à mensagem mais tarde, se necessário. De tempos em tempos, limpe suas mensagens arquivadas para liberar espaço de armazenamento.

5. Defina as regras ou filtros da caixa de entrada

Muitos provedores de e-mail permitem que você configure regras ou filtros de caixa de entrada que agirão para você e podem ajudá-lo a categorizar rapidamente os e-mails sem esgotar sua capacidade intelectual.

As regras ajudam a garantir o acompanhamento de forma consistente e bloqueando o spam. Isso me ajuda a manter a desordem no mínimo.

6. Realize uma limpeza profunda da sua caixa de entrada

Não há melhor maneira de organizar a caixa de entrada de e-mail. Se você deseja uma caixa de entrada organizada, pratique as dicas de organização de e-mail descritas neste artigo regularmente, dia após dia.

No entanto, alguns e-mails indesejados ou desnecessários ainda acabarão na sua caixa de entrada, e você deve resolvê-los antes que eles se acumulem e impeçam você de ser produtivo.

7. Organize e-mails usando sinalizadores

Alguns clientes de e-mail permitem que você marque e-mails com sinalizadores. Ao sinalizar mensagens de email, você pode rastrear respostas e mensagens enviadas, incluindo um alerta de lembrete.  

Considere aproveitar esse recurso o máximo possível, pois permite distinguir visualmente os e-mails que você deseja ver mais tarde.

Não se empolgue com mensagens sinalizadas e estreladas. Quando a maioria de suas mensagens é sinalizada ou um grande número tem várias estrelas, pode ser um desafio determinar quais mensagens são importantes.

8. Adie e-mails para ler depois

Às vezes, as mensagens chegam no momento errado. Quando isso acontecer, você pode realizar a suspensão temporária. 

Ela remove a mensagem adiada da sua caixa de entrada temporariamente e faz com que ela apareça mais tarde quando você tiver tempo para isso. Atualmente, a soneca de e-mail é suportada pela maioria dos clientes e serviços.

9. Use respostas automáticas

Por que perder um tempo valioso escrevendo as mesmas respostas repetidamente quando você pode salvá-las e inseri-las com um clique? 

As respostas automáticas são favoráveis se você usar o e-mail para fins relacionados ao trabalho. Você pode usá-las para economizar tempo ao responder vários clientes ao mesmo tempo, por exemplo.

10. Cancele a inscrição de e-mails indesejados

Assinaturas indesejadas são um grande inimigo de quem se esforça para alcançar e manter a caixa de email organizada. De boletins informativos a anúncios, eles podem sobrecarregar rapidamente sua caixa de entrada e dificultar a identificação de mensagens importantes. 

Quando você desejar contornar essas situações, as ferramentas de gerenciamento de e-mail podem ajudá-lo a cancelar assinatura de e-mails, boletins informativos indesejados, anúncios e outras correspondências indesejadas.

Como organizar seus e-mails usando um dispositivo móvel?

Para organizar um e-mail usando um smartphone você precisa organizar os e-mails à medida que eles surgem, o que é mais eficiente que permitir que se acumulem na sua caixa de entrada.

Recomendamos que você configure as notificações para nunca perder uma mensagem importante. Apenas lembre-se de desativá-los quando não conseguir dar atenção naquele momento.

Com o tempo, você irá aprender como organizar caixa de e-mail e perceberá que executar esses processos no dia a dia pode facilitar seu desempenho em seu trabalho.

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