Descubra como organizar seu Whatsapp e deixa-lo ainda melhor

Aprenda como organizar o Whatsapp: mensagens, grupos e arquivos. Deixe seu aplicativo muito melhor e mais organizado.
Como organizar conversas no whatsapp

Seu Whatsapp está cheio de notificações, imagens, grupos e arquivos de trabalho? Saiba que existem muitos recursos para ajudar o usuário a manter o aplicativo organizado e evitar que você perca arquivos importantes.

Hoje o WhatsApp se tornou uma ferramenta obrigatória de trabalho para muita gente. Ele é utilizado por 99% dos celulares do país, segundo uma pesquisa da Panorama Mobile Time/Opinion Box. Também e destacado que a maioria dos usuários utiliza o app diariamente.

Veja a matéria completa: WhatsApp alcança presença recorde em 99% dos smartphones no Brasil

Ficar sem utilizar o Whatsapp é quase impossível. E quando utilizamos, acumulamos muitos grupos, diversas imagens e arquivos, ficar perdido com o excesso de informação é fácil. Mas como podemos organizar o Whatsapp?

Separamos aqui as principais dicas para deixar o Whatsapp organizado e limpo.

Com essas funções, será possível encontrar conversas importantes facilmente, gerenciar assuntos ainda não lidos e evitar que fotos e vídeos se acumulem na galeria do celular.

O que é o WhatsApp?

Antes de começarmos vamos intender como funciona o WhatsApp. De forma resumida ele é um aplicativo para smartphones que permite enviar e receber mensagens gratuitas. A diferença é que, no WhatsApp, não se paga por mensagem enviada e tudo ocorre em tempo real.

O diferencial do Whatsapp é poder enviar vídeos, fotos, áudio e arquivos tudo em tempo real. É possível também criar grupos de conversa com outros usuários da ferramenta.

WhatsApp Web

O WhatsApp Web é utilizado diretamente do seu navegador, sem a necessidade de instalação. É a versão da web do aplicativo e funcionam exatamente da mesma maneira e são muito semelhantes ao aplicativo de smartphone. 

Todas as mensagens enviadas e recebidas são espelhadas entre os aparelhos, assim é possível visualizar exatamente o que está acontecendo no WhatsApp enquanto trabalho com excel online, por exemplo.

Acesse: WhatsApp Web

WhatsApp Business

O WhatsApp Business é gratuito e foi desenvolvido para atender as empresas. Com o aplicativo, ficou mais fácil se comunicar com os clientes, a ferramenta permite que seus usuários melhorem a forma de interagir com clientes através da automatização e classificação de mensagens e criação de um perfil comercial.

O WhatsApp Business pode ser baixado para os sistemas: 

Baixe na Google Play
Baixe na App Store

Como organizar mensagens no Whatsapp

Mesmo sendo tão útil, não resta dúvida de que o Whatsapp, por vezes, pode ser um incômodo: com conversas se acumulando e acabam com a memória do celular, sem falar que se precisar encontrar uma mensagem importante no meio de tantos arquivos é impossível.

Assim, vamos aprender a melhor forma de manter a organização do Whatsapp e deixa-lo muito melhor de se utilizar.

Fixar uma conversa

Se você costuma se esquecer de responder às mensagens, pode fixar uma conversa no topo para encontrá-la rapidamente. Você pode fixar no máximo até três conversas no topo da sua lista de conversas.
Como fixar uma conversa
  • iPhone: Deslize a conversa que você quer fixar para a direita e toque em Fixar.
  • Android: Toque e segure a conversa que deseja fixar e toque em Fixar conversa.

Ative mensagens temporárias

Você pode ativar as mensagens temporárias que desaparecem no WhatsApp. É possível definir que as mensagens desaparecerão após 24 horas, 7 dias ou 90 dias. Para quem recebe e entrega muitas mensagens não importantes no dia pode utilizar esse recurso para organizar o Whatsapp.
Como ativar mensagens temporárias
  1. Abra uma conversa no WhatsApp.
  2. Pressione Opções > Ver contato > OK.
  3. Selecione Mensagens temporárias > EDITAR.
    • Se solicitado, pressione Avançar > OK.
  4. Selecione um período de 24 horas, 7 dias ou 90 dias e, em seguida, pressione OK.

Pesquise o contato com quem você mais fala

Existe uma maneira de descobrir para quem você envia mais mensagens e quanto espaço de armazenamento cada pessoa ocupa, entre outras coisas.
Como pesquisar o contato mais acessado:
    1. Abra o WhatsApp.
    2. Clique em Ajustes > Armazenamento e Dados > Gerenciar Armazenamento.
    3.  Você verá uma lista de contatos na parte inferior, na ordem de quais estão usando mais armazenamento.

    Exclua rapidamente todos arquivos: GIFs, vídeos, mensagens ou adesivos de um determinado bate-papo.

    É possível excluir todas as mensagens, fotos ou vídeos, GIFs, contatos, locais, mensagens de voz, documentos e adesivos em um chat. Por exemplo, você pode excluir todas as mensagens em um bate-papo específico ou bate-papo em grupo, mas deixar todas as fotos.
    Como excluir rapidamente todos arquivos:
    1. Abra o WhatsApp.
    2. Ajustes > Armazenamento e Dados > Gerenciar Armazenamento > Selecionar. Contato > Gerenciar > Selecionar. 
    3. Marque as caixas ao lado do que você deseja excluir (vídeos ou imagens) 
    4. Toque na lixeira para excluir.

    Arquive suas Conversas

    Arquivar mensagens no Whatsapp permite que você oculte uma conversa da tela de bate-papo. Ele não exclui o bate-papo - apenas permite que você o remova da tela principal do bate-papo sem perdê-lo, ajudando a organizar suas conversas.

    Você pode arquivar grupos, mensagens individuais ou arquivar todas mensagens. Elas irão desaparecer até que você puxe para baixo da parte superior da tela mensagens e toque em arquivados.
    Como arquivar mensagens:

    Arquivar uma conversa individual ou em grupo
    1. Na aba CONVERSAS, toque e segure a conversa que você deseja arquivar.
    2. Toque em Arquivadas no topo da tela. 
    Arquivar todas as conversas
    1. Na aba CONVERSAS toque em Mais opções > Configurações.
    2. Toque em Conversas > Histórico de conversas > Arquivar todas as conversas. 
    Visualizar conversas individuais ou em grupo arquivadas
    1. Na aba CONVERSAS, deslize até o topo da tela.
    2. Toque em Arquivadas.

    Faça backup de suas Mensagens

    Para ter certeza de que você não perderá nenhum de seus bate-papos se perder seu dispositivo ou trocar de dispositivo, certifique-se de fazer backup no iCloud ou Google Drive.

    Infelizmente, se você estiver alternando entre iOS e Android e vice-versa, não há uma maneira simples de transferir suas conversas, então esteja preparado para perdê-los.
    Como fazer backup no Whatsapp:
    1. Abra o WhatsApp.
    2. Configurações > Bate-papo > Backup de bate-papo > Fazer backup agora.

    Limpe todas as Conversas

    Se você deseja manter todos os contatos com os quais está conversando no WhatsApp, mas deseja limpar todas as suas mensagens, o WhatsApp oferece uma opção fácil de fazer isso.
    Como limpar todas as mensagens:
      1. Na aba Conversas, toque em Mais opções > Configurações > Conversas > Histórico de conversas.
      2. Toque em Limpar todas as conversas.
      3. Marque ou desmarque as opções Apagar mensagens favoritas e Apagar os arquivos de mídia de todas as conversas.
      4. Toque em LIMPAR MENSAGENS.

      Apague todas as Mensagens

      Comece do zero excluindo todas as suas mensagens. Isso significa que você se livrará de tudo, não apenas do conteúdo, mas também terá que iniciar uma nova conversa para cada contato.
      Como apagar todas as mensagens:
      1. Na aba CONVERSAS, toque em Mais opções > Configurações > Conversas > Histórico de conversas.
      2. Toque em Apagar todas as conversas.

      Marque mensagens Favoritas

      Algumas mensagens são mais importantes do que outras. Seja uma data que você precisa lembrar ou um bom restaurante que você foi recomendado. É possível marcar essas mensagens e encontrá-las facilmente na seção Mensagem favoritas.
      Como marcar mensagem como favorita:

      Favoritar uma mensagem
      1. Toque e segure a mensagem que você deseja favoritar.
      2. Toque em Favoritar. 
      Desfavoritar uma mensagem
      1. Toque e segure uma mensagem favorita.
      2. Toque em Desfavoritar.
      Observação: mensagens desfavoritadas não serão apagadas. 
      Visualizar sua lista de mensagens favoritas
      1. Abra o WhatsApp.
      2. Toque em Mais opções.
      3. Toque em Mensagens favoritas.

      Excluir uma mensagem específica de uma conversa

      Assim como você pode marcar uma mensagem específica com estrela ne uma conversa, também pode excluir uma mensagem específica de uma conversa. Você também pode "excluir para todos", mas deve fazer isso em 1 hora, 8 minutos e 16 segundos.

      Escolher excluir para todos também resultará em uma mensagem que aparece no chat dizendo que a mensagem foi excluída, o que, embora pareça suspeito, pode ser melhor do que qualquer mensagem que você tenha enviado.
      Como excluir uma mensagem específica:
      1. Abra uma conversa individual ou em grupo e selecione a mensagem que você deseja apagar.
      2. Pressione Opções > Apagar > Apagar para todos.

      Desative download automático do Whatsapp

      Por padrão, as configurações do WhatsApp estão definidas para baixar imagens automaticamente, desativar o download automático de fotos, vídeos, áudios e documentos. Ajuda a manter a memória do smartphone limpa, evitando o acumulo de imagens e vídeos compartilhados em grupos.

      Como desativar download automático Whatsapp:

      Android
      1. Abra o WhatsApp.
      2. Toque em Mais opções > Configurações > Armazenamento e dados > Download automático de mídia. 
      iPhone
      1. Abra o WhatsApp
      2. Toque em Configurações > Armazenamento e dados.
      Observação: Você pode escolher quando o WhatsApp fará o download automático de fotos, áudio, vídeos e documentos. Toque em cada tipo de arquivo de mídia e selecione Nunca, Wi-Fi ou Wi-Fi e dados celulares.

      Como organizar os grupos do WhatsApp?

      Ter muitos grupos pode causar desorganização, você poderá ficar perdido com o excesso de informações e mensagens. 

      Organizando os grupos, os usuários que os possui em grande quantidade, poderão manter fácil acesso. Assim conseguirão visualizar as mensagens importantes, respondendo com rapidez quando necessário. Confira a melhor forma de manter a organização de grupos e dominar a plataforma.

      Arquive ou desarquive uma conversa ou um grupo

      O recurso arquivar conversa possibilita ocultar uma conversa individual ou em grupo para organizar melhor sua lista de conversas.
      Como arquivar uma conversa em grupo:

      Arquivar uma conversa individual ou em grupo
      1. Na aba CONVERSAS, toque e segure a conversa que você deseja arquivar.
      2. Toque em Arquivadas no topo da tela. 
      Arquivar todas as conversas
      1. Na aba CONVERSAS toque em Mais opções > Configurações.
      2. Toque em Conversas > Histórico de conversas > Arquivar todas as conversas. 
      Desarquivar uma conversa individual ou em grupo
      1. Na aba CONVERSAS, deslize até o topo da tela.
      2. Toque em Arquivadas.
      3. Toque e segure a conversa individual ou em grupo que você deseja desarquivar.
      4. Toque em Desarquivar no topo da tela.

      Saia de um grupo e apague-o

      Você precisa ser administrador de um grupo para apagá-lo para todos os participantes. Para apagar um grupo, você precisa remover todos os participantes e, em seguida, sair do grupo.
      Como sair de um grupo e apagá-lo

      Remover participantes de um grupo
      1. Abra a conversa em grupo no WhatsApp e pressione Opções > Dados do grupo.
      2. Selecione o participante que você deseja remover.
      3. Pressione Opções > Remover do grupo > REMOVER. 
      Sair de um grupo
      Observação: Para apagar uma conversa em grupo, você precisará primeiro sair do grupo.
      1. Abra a conversa em grupo no WhatsApp e pressione Opções > Dados do grupo.
        • Se preferir, selecione o grupo na sua lista de conversas e, em seguida, pressione Opções.
      2. Pressione Sair do grupo > SAIR. 
      Apagar um grupo
      Observação: Depois de sair de um grupo, você poderá apagá-lo.
      1. Abra a conversa em grupo no WhatsApp e pressione Opções > Dados do grupo > Apagar grupo.
        • Se preferir, selecione o grupo na sua lista de conversas e, em seguida, pressione Opções > Apagar.
      2. Pressione OK.

      Como organizar as figurinhas do Whatsapp

      As conversas ficam bem mais divertidas com as figurinhas do Whatsapp. Elas podem ser utilizadas praticamente em qualquer situação.
      Como baixar e usar figurinhas:
      1. Abra uma conversa individual ou em grupo.
      2. Para adicionar um pacote de figurinhas, toque no ícone de emoji > ícone de figurinhas > ícone de adicionar.
      3. Toque no ícone de download próximo ao pacote que você deseja baixar. Se solicitado, toque em BAIXAR • {tamanho do arquivo}.
        • Um tique verde  será exibido quando o download for concluído.
      4. Toque no ícone de voltar.
      5. Encontre e toque na figurinha que você deseja enviar.
      Assim que você tocar na figurinha, ela será enviada automaticamente.
      Observação: As figurinhas foram categorizadas em sete abas diferentes: todas, amor, saudações, feliz, triste, raiva e comemorar. O WhatsApp permite a busca por stickers na galeria usando palavras-chave ou emojis.

      Como organizar as figurinhas do Whatsapp em pastas

      Apesar de oferecer facilidade em organização dentro da próprio plataforma, você pode utilizar outro aplicativo para organizar figurinhas do Whatsapp.
      Como baixar e organizar figurinhas com Figurinhas Personalizadas.
      1. Abra o APP > Meus Arquivos do seu celular. 
      2. Clique na opção Armazenamento Interno > Clique no ícone de três pontinhos > Um novo menu será aberto.
      3. Clique na opção Criar pasta.
      4. Voltando ao menu do Armazenamento interno, siga o caminho WhatsApp – Media – WhatsApp Stickers. Você irá encontrar todas as figurinhas que foram salvas no seu WhatsApp.
      5. Selecione as figurinhas que você deseja inserir na pasta que foi criada > Clique em Mover, que está no canto inferior esquerdo,
      6. Agora volte na pasta criada e clique na opção Mover aqui > Todas as figurinhas selecionadas irão aparecer nesta pasta.
      7. Abra o app Figurinhas Personalizadas > Caso o programa não tenha identificado a pasta onde você colocou as figurinhas, basta clicar no ícone + que estará no canto inferior direito da tela.
      8. Todas as figurinhas estarão no APP > Basta agora criar um novo pacote, nomeá-lo e inserir as figurinhas nele.
      9. Para adicionar o pacote no seu WhatsApp, clique no ícone de verificação que estará no canto superior direito da sua tela e confirme que você deseja adicionar o pacote.
      Assim, todas as suas figurinhas ficam mais organizadas e você não perderá tempo buscando, afinal, são várias opções disponíveis.

      Como organizar o Whatsapp Business

      O Whatsapp Business é a versão profissional do Whatsapp e foi criado com foco em atender as empresas, facilitando a comunicação com seus clientes, ele possui ferramentas exclusivas que devem ser aproveitadas ao máximo.

      Assim como outros empreendedores, você também precisa aprender como organizar o Whatsapp Business da sua empresa.

      Preencha o perfil da empresa

      Ter um perfil comercial com informações completas passa mais credibilidade e profissionalismo ao cliente. Por isso, é importante preencher todos dados disponíveis como: nome, telefone, endereço físico, horário de atendimento, e-mail e site.
      Como editar o perfil comercial
      1. Para ver seu perfil comercial, abra o aplicativo WhatsApp Business.
      2. Em seguida, toque em Mais opções > Ferramentas comerciais > Perfil comercial.
      Como editar a foto do perfil
      1. Toque em Editar na sua foto do perfil.
      2. Toque em Galeria para escolher uma foto ou em Câmera para tirar uma nova foto. Você também pode tocar em Remover foto para remover sua foto do perfil atual.
      3. Depois de selecionar ou tirar uma nova foto, corte ou gire a foto conforme o necessário.
      4. Toque em OK. 
      Como editar o nome e a descrição da sua empresa
      1. Toque em Editar no campo que você deseja atualizar.
      2. Faça as mudanças necessárias.
      3. Toque em OK ou em SALVAR. 
      Como editar a categoria da empresa
      1. Toque em Editar no campo categoria.
      2. Selecione até três categorias relevantes para sua empresa. 
      Como editar o endereço comercial
      1. Toque em Editar no campo endereço.
      2. Toque no campo Endereço e insira o endereço comercial.
      3. Você também pode atualizar sua localização no mapa, tocando em DEFINIR LOCALIZAÇÃO NO MAPA ou em ATUALIZAR LOCALIZAÇÃO NO MAPA.
      4. Em seguida, atualize o endereço da sua empresa no mapa ou selecione uma das opções a seguir:
        • ATUALIZAR: o mapa exibirá a localização que você inseriu no campo de endereço.
        • EDITAR ENDEREÇO: volte ao campo de endereço da empresa para atualizá-lo.
        • DEFINIR LOCALIZAÇÃO: arraste o pin para definir uma localização específica no mapa.
      5. Toque em OK. Observação: essa opção muda apenas a localização da sua empresa no mapa. O endereço que você informou no campo de endereço permanece igual.
      6. Toque em SALVAR. 
      Como editar o horário de atendimento
      1. Toque em Editar no campo horário de atendimento.
      2. Toque em Horário.
      3. Selecione uma das opções a seguir:
        • Aberta no horário selecionado: selecione os dias e horários específicos em que sua empresa está aberta. Você também indicar horários de atendimento específicos para cada dia.
        • Sempre aberta: selecione somente os dias em que sua empresa está aberta.
        • Somente com hora marcada: selecione os dias que sua empresa atende com hora marcada.
      4. Toque em Salvar.
      Observação: Para redefinir seu horário de atendimento, toque em Mais opções > Limpar. 
      Como editar o e-mail e site
      1. Toque em Editar no campo que você deseja atualizar.
      2. Atualize suas informações.
      3. Toque em SALVAR.

      Programe mensagens automáticas

      Programar mensagens automáticas ajuda a automatizar sua comunicação com seus clientes e pode te poupar tempo de responder perguntas de maior recorrência.
      Como programar mensagens automáticas no Whatsapp business

      Mensagem de saudação:
      1. Abra o app WhatsApp Business.
      2. Toque em Mais opções > Ferramentas comerciais > Mensagem de saudação.
      3. Ative a opção Enviar mensagem de saudação.
      4. Toque em Mensagem de saudação para editar sua mensagem e, em seguida, toque em OK.
      5. Toque em Destinatários e escolha uma das seguintes opções:
        • Todos: para enviar a mensagem de saudação a todos que enviarem mensagens para você.
        • Todos, exceto meus contatos: para enviar a mensagem de saudação a clientes que não estão salvos nos seus contatos.
        • Todos, exceto...: para enviar a mensagem de saudação a todos, exceto os clientes que você selecionar.
        • Somente…: para enviar a mensagem de saudação somente a clientes que você selecionar.
      6. Toque em SALVAR.
      Observação: seu aparelho precisa estar conectado à internet para enviar mensagens de saudação. 
      Mensagem de ausência:
      1. Abra o app WhatsApp Business.
      2. Toque em Mais opções > Ferramentas comerciais > Mensagem de ausência.
      3. Ative a opção Enviar mensagem de ausência.
      4. Em Mensagem de ausência, toque na mensagem para editá-la e, em seguida, toque em OK.
      5. Toque em Horário para programar sua mensagem de ausência. Escolha uma das seguintes opções:
        • Enviar sempre: para sempre enviar a mensagem de ausência.
        • Horário programado: para enviar a mensagem de ausência somente durante o horário determinado.
        • Fora do horário de atendimento: para enviar a mensagem de ausência apenas fora do seu horário de atendimento.
      Observação: essa opção só estará disponível se você tiver configurado o horário de atendimento no seu perfil comercial. 
      Respostas rápidas:
      1. Toque em Adicionar.
      2. Toque em Mensagem para criar a mensagem desejada.
        • Observação: não é possível usar arquivos de mídia em respostas rápidas no WhatsApp Web ou WhatsApp para computador.
      3. Toque em Atalho para definir um atalho para a resposta rápida.
      4. Toque em SALVAR.
      Observação: Com as respostas rápidas, é possível criar atalhos para as mensagens de texto e de mídia, como fotos e vídeos, que você envia com mais frequência para seus clientes.

      Crie seu catálogo de produtos

      Criar um catálogo de produtos é uma ótima forma de organizar seu Whatsapp Business e facilita o atendimento com o seu cliente, o cliente encontra mais fácil os produtos que estiver procurando.
      Como adicionar um produto ou serviço ao seu catálogo
      1. Abra o APP WhatsApp Business e toque em Mais opções > Configurações > Ferramentas comerciais > Catálogo.
        • Para criar um catálogo, toque em Adicionar item.
      2. Toque no ícone de mais e, em seguida, toque em Adicionar imagens.
      3. Toque em Galeria para carregar imagens do seu celular. Para tirar uma foto, toque em Câmera. Você pode adicionar até 10 imagens.
      4. Adicione o nome do produto ou do serviço. Você também pode incluir detalhes nos campos opcionais de preço, descrição, link e código do produto ou serviço.
      5. Toque em SALVAR.

      Use etiquetas para organizar conversas

      Usar etiquetas facilita a organização das conversas no Whatsapp Business. Principalmente se você possui mais de um colaborador você pode criar várias etiquetas para classificar cada um de seus contatos.
      Como criar etiquetas no Whatsapp Business
      1. Abra o APP WhatsApp Business e toque em Configurações.
      2. Toque em Ferramentas comerciais > Etiqueta > Adicionar nova etiqueta.
      3. Insira um nome para a nova etiqueta e toque em Salvar.
      Se preferir, você pode deslizar a aba Conversas para baixo e tocar em Etiquetas > Adicionar nova etiqueta. Insira um nome para a nova etiqueta e toque em Salvar.

      Observação: você pode criar até 20 etiquetas.

      Dica: criar etiquetas para conversas, como "Clientes novos" ou "Clientes recorrentes", facilita o acompanhamento de compras de seus clientes.

      Porque organizar o WhatsApp é importante?

      Ao organizar o Whatsapp, você pode manter o fácil acesso a mensagens importantes e consequentemente responderá com rapidez. Dessa forma, manter seu aplicativo organizado é ter total controle sobre ele.

      O usuário que organiza seu aplicativo usufrui de muitos benefícios, exemplo:
      • Não perde nenhuma mensagem importante
      • Acompanha os grupos que estão mais ativos
      • Não sobrecarrega a memória do celular
      • Consegue ter fácil acesso aos grupos

      Conclusão

      O WhatsApp é um dos maiores mensageiros do mundo, e no Brasil é o mais usado. Com o grande volume de pessoas e empresas utilizando o aplicativo, é necessário apreender a utilizar o máximo proveito das ferramentas disponíveis dentro da plataforma.

      Dessa forma, manter o Whatsapp organizado e limpo é fundamental para ler e enviar mensagens, quando for preciso será muito mais rápido e fácil.

      Espero que tenha gostado das dicas, até a próxima.

      1 comentário

      1. Parabéns ótima dicas, agora posso organizar meu WhatsApp é aproveitar o máximo.
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